Antragsformulare und Verträge online

Überall dort, wo eine Unterschrift vorliegen muss, sind Formulare unerlässlich. Online finden wir häufig ausfüllbare PDFs zum Download oder zumindest die Druckversion eines Antrags-Formulars. 
Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Formular kann einfach ausgedruckt und unterschrieben werden. Die Willenserklärung liegt vor - dem juristischen Anspruch an einen Vertrag oder Antrag ist genüge getan.
 

Wo ist das Problem?

Das Problem bei PDFs - ob ausfüllbar oder nicht: Sie haben genau den gleichen Aufbau wie das Gegenstück aus Papier, und erben damit alle Unzulänglichkeiten und Einschränkungen aus der Printwelt: 

• Einmal sind Formulare häufig so konzipiert, dass möglichst wenige Seiten gedruckt werden müssen und der vorhandene Platz bis in die letzte Ecke ausgenutzt wird.
• Dann müssen alle ergänzenden Informationen wie Hinweise, Erklärungen oder Vertragsbestimmungen zusätzlich auf dem Dokument platziert werden.
• Viele Formulare sind in der analogen Welt entworfen worden, wo es z.B. möglich ist, Rückfragen zu beantworten oder den Ausfüllenden zu unterstützen. 
• Nicht zuletzt muss für einen Antrag häufig nicht nur ein Formular, sondern eine ganze Reihe von Dokumenten ausgefüllt werden - ggf. in unterschiedlicher Zusammensetzung oder mit immer wieder den gleichen Angaben. 

Das Ergebnis ist nicht selten ein Nutzererlebnis, welches eine Steuererklärung im Vergleich wie einen Wellnesurlaub wirken lässt. Wenn Ihre Kund:innen nicht auf den Antrag angewiesen oder besonders leidensfähig sind, stellen Sie damit eine sehr hohe Hürde auf. 
 

Und die Alternative?

Eine Lösung kann z.B. darin bestehen, die Interaktivität und Flexibilität eines Online-Formulars zu nutzen. Das Ergebnis gleicht dann eher einem mehrstufigen Bestellprozess, an dessen Ende dann aber nicht der Bestell-Button, sondern die Generierung des Antrags- bzw. Vertragsformulars steht. Die Formulardaten werden also nicht übermittelt oder in eine Datenbank geschrieben, sondern direkt in das Formular-PDF platziert.

In dem oben stehenden Beispiel haben wir einen 7-seitigen Antrag auf 4 übersichtliche Prozess-Schritte zusammenfassen können. Dies war zum einen möglich, da manche Informationen, wie z.B. die Stammdaten des Kunden an unterschiedlichen Stellen des Antrags benötigt werden, im Online-Formular aber nur einmal erfasst werden müssen. Zudem sind viele Angaben auf Formularen optional oder abhängig von vorherigen Angaben. In einem Online-Formular können diese Angaben jedoch nur dann erfragt werden, wenn diese notwendig oder gewünscht sind.

Ein weitere Möglichkeit besteht darin, die Daten auf der Webseite zu erfassen und das vorausgefüllte PDF digital an die nächste Stelle zur Unterschrift und Weiterverarbeitung zu leiten.

Letztlich können Hilfestellungen, Ergänzungen, erklärende Grafiken oder sogar Videos direkt an der Stelle des Formular-Prozesses eingebunden werden, wo der Kunde potentiell unterstützt werden will oder ggf. sogar auf andere Optionen hingewiesen werden soll.

Im Ergebnis können Sie so nicht nur die Conversion-Rate und Ihre Rücklaufquote erhöhen, sondern vermindern auch fehlerhafte Anträge oder reduzieren Rückfragen.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten wissen wollen, wie Sie Prozesse digitalisieren und online abbilden können, kommen Sie jederzeit auf uns zu.