Digitalisierung, aber richtig!
Die Challange
Für die VSW haben sollte ein Verwaltungs-Anwendung angeschafft werden, welche alle Aufgabenbereiche des Seminar-Managements digital abbildet. Die Arbeitsabläufe sollten effizienter gestaltet oder, wenn möglich, gänzlich automatisiert werden.
Neben den Standardanforderungen, wie der Pflege des Seminarkatalogs, Handhabung der Buchungen oder Ressourcenmanagement sollte auch der gesamte Bereich der Rechnungsstellung über das Backend abgewickelt werden können.
Neben Seminaren werden auch Schulungs- und Weiterbildungsprogramme angeboten, welche sich hinsichtlich Durchführung und Anforderungen so stark unterscheiden, dass keine "out-of-the-box" Software gefunden werden konnte. Ein echtes Projekt für die freyhauer!
Analyse, Planung und Konzeption
Anforderungen
Um eine so auf den Kunden zugeschnitte Anwendung zu entwickeln, ist es unerlässlich, dass wir die Geschäftsprozesse verstehen. Mehr noch: schon in der Konzeption versuchen wir ineffiziente Abläufe zu identifizieren und die Prozesse gemeinsam so zu definieren, dass sich diese auch gut digital abbilden lassen.
Echte Zeitersparnis
Automatisierung
Neben der einfacheren Handhabung und Übersicht, sollte die Software wesentlich dazu beitragen das Seminarmanagement zu entlasten. Hierzu wurden viele der bisher händischen Abläufe automatisiert:
- Benachrichtigung, Information und Erinnerungen der Teilnehmer
- Automatische Rechnungserstellung und Rechnungsversand
- Kontrolle des Zahlungseingangs
- Export von Teilnehmerlisten für Partnerorganisationen (z.B. IHKs)
- Kontrolle der maximalen Teilnehmerzahlen und Schließung der Anmeldemöglichkeit
- Integration der Inhouse-Schulungen (Eigenpflege der Teilnehmer über System)
- uvm.
Herzstück der VSW
Die Lösung
Das Verwaltungs-Backend hat sich im Laufe der letzen 2 Jahre zu einem zentralen Instrument des Unternehmens entwickelt. Dank unterschiedlicher Arbeitsbereiche, können die Mitarbeiter der VSW ihre jeweiligen Aufgaben über ein zentrales System umsetzen. Alle Informationen sind leicht zugänglich, vollständig und aktuell. Viele der repetetiven Aufgaben werden mindestens halbautomatisch durch die Software abgenommen.
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