Ein Formular sie alle zu knechten
Die Challange
Das Antragsformular für Rentenleistungen ist kein einfaches Dokument. Durch die große Anzahl an unterschiedlichen Produkten, Anspruchsgrundlagen und Rentenbausteinen besteht dieser Antrag aus einem mehrseitigen Formular welches aus über 250! möglichen Dokumentvorlagen erstellt werden muss.
Diese Komplexität wusste selbst erfahrene Sacharbeiter zu überfordern, war fehleranfällig und führte letztlich zu Antragsvordrucken, welche dem Rentenantragssteller die Tränen in die Augen stiegen lies. Dass er auf jeder einzelner Seite seines Antrags immer wieder seine Sozialversicherungsnummer eintragen musste, war hier noch das geringste Problem. Hier musste sich etwas ändern!
Online Formular Verwaltung
Die Lösung
Nach einer Prozess-Analyse haben wir gemeinsam mit der Fachabteilung der SOKA-DACH einen Formular-Assistenten entwickelt, welcher die Komplexität des Antragsformulars auf 5 weichenstellenden Fragestellungen runterbricht. In Abhängigkeit dieser Fragen, lässt sich der Prozess über nur wenige ergänzende Angaben finalisieren.
Der fertige Antrag wird als PDF-Vorlage generiert und kann direkt per E-Mail versendet oder intern an Druck und Postausgang weitergeleitet werden. Über erweiterte Konfigurationsoptionen kann der Antrag zusatzlich an besondere Anforderungen angepasst werden. So kann gewährleistet werden, dass der Großzeil der Anträge mit minimalem Zeitaufwand erstellt werden ohne notwendige Sonderfälle zu ignorieren.
Flexibel erweiterbar
Nur der erste Schritt
Um das System kontinuierlich aktuell zu halten, ist der Großteil der Formularlogik nicht statisch programmiert, sondern kann seitens der SOKA-DACH verändert werden. So können z.B. die einzelnen Formularbausteine redaktionell bearbeitet werden oder selbst neue Abfragen in den Prozess integriert werden.
Und das ist natürlich erst der Anfang: die nächsten Entwicklungsschritte sehen vor, den Antrag als dynamisches Webformular (zusätzlich zum PDF) auszugeben, dem Antragsteller online zur Verfügung zu stellen, direkt zu validieren und letztlich die Eingaben direkt in das System fließen zu lassen.
Erfolg
Ein perfektes Beispiel warum Webtechnologien eine starke Ergänzung in der Prozess-Digitalisierung darstellen:
Schnell und kosteneffizient umgesetzt, extrem flexibel, stark erweiterbar.
Schon jetzt kann die Bearbeitungszeit pro Antrag von über einer Stunde auf wenige Minuten reduziert werden.
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